Dans les organisations où la production de documents bureautiques occupe une place conséquente, la communication passe en partie par la production interne des collaborateurs. Les rapports, présentations, fiches techniques et communiqués participent ainsi à l’image de l’entreprise. Quel manager ne souhaite pas voir les diaporamas de ses équipes prendre une forme homogène en toute circonstance ? Soumise à des variables fortes, la réalité est sans doute différente. La mise en application de la charte de l’entreprise, les connaissances logicielles des équipes, la stratégie de communication influencent la « normalisation graphique » des documents créés en interne. Faire intervenir le design dans ces publications présentes des atouts dont il serait dommage de se priver.

Quand le design graphique s’invite en interne.

Une communication à faible coût.

Hormis le budget de design mis en place au départ, l’image de l’entreprise se diffuse sans frais supplémentaires dès que des collaborateurs produisent et diffusent du contenu.

L’harmonisation du design.

Pour les clients, les équipes et les fournisseurs, une esthétique maîtrisée des documents d’information offre une image efficiente de l’entreprise. Installée jusque dans les moindres recoins, l’identité déclinée suggère une organisation attentive aux détails et à la qualité. Le design appliqué en interne dépend de l’identité externe, d’où l’intérêt de l’intégrer en amont de la réflexion lors d’une démarche de design branding.

Design de documents réalisés avec des logiciels PAO et design de documents réalisés avec des logiciels bureautique

Un gain de temps de production.

Les personnes qui participent à la création de documents sont de plus en plus impliquées directement dans la mise en page. En témoignent les offres d’emploi « Chargé de communication familiarisé avec les logiciels de PAO », tâches encore récemment cantonnées aux graphistes.
Si le design d’un modèle de lettre est rapidement réalisé, la création de fiches ou de rapports sur des logiciels bureautiques est vite susceptible de s’éterniser. La mise en place d’une base de données contenant des modèles de fichiers chartés, permet a tous les utilisateurs de gagner du temps.

Une mise en confiance facilitée pour les orateurs.

Un orateur dont la présentation est inesthétique peut se trouver facilement déstabilisé par un public peu compréhensif. Une présentation chartée permet à son auteur de s’affranchir de stress inutiles.

Présentation bureautiques mis en page avec le design de l’entreprise

Design bureautique, où en sommes-nous ?.

Le design est relativement absent des documents bureautiques créés dans l’entreprise. Un constat tout à fait compréhensible : les utilisateurs se consacrent en priorité au contenu et non à sa mise en forme. Même si certains d’entre eux maitrisent les subtilités de la mise en page ou du design graphique, la performance esthétique reste le maillon faible. Un fait compréhensible pour plusieurs raisons :

Côté utilisateurs.

Chacun son style, chacun son doc ! Inutile de préciser que les canons esthétiques de chacun, se retranscrivent dans les choix de mise en page. Un nombre important d’utilisateurs autonomes en création de documents peut ainsi produire au final un ensemble de documents très disparates et forcément inégaux.
Les fonctions de mise en forme des logiciels tels Microdoft Word, PowerPoint, LibreOffice sont prioritairement adaptées à la production de contenu et non à la mise en forme. En témoigne l’appellation « traitement de texte » ! Les collaborateurs d’une entreprise ont de plus, peu de chance d’égaler les compétences d’un designer formé dans ce but et dont c’est le travail quotidien.

Côté designers.

Les designers ne développent pas forcément des compétences en « design bureautique ». Les professionnels utilisent des logiciels adaptés à la création et la mise en forme de documents. Sur le plan ergonomique et fonctionnel, les logiciels PAO (1) et de bureautique ont des différences notables et nécessitent d’appréhender les usages des utilisateurs finaux.
Les documents ayant pour objectif d’être confiés aux utilisateurs, les fichiers fournis sont forcément susceptibles d’être modifiés. Le designer doit ainsi anticiper et accepter que certaines publications puissent s’orienter vers des mises en forme éloignées de leur design initial.
Le designer doit s’adapter avec souplesse avec l’usage futur de cette forme de production en s’attachant à ce que les droits d’auteur associés aux créations fournies permettent une libre exploitation.

Un design destiné à l’usage.

Si la déclinaison d’un branding se relève aisée tant qu’il reste entre les mains des designers (qui décident d’arrêter à un moment T la forme d’une proposition), rien de tel dans le contexte du design bureautique. Une fois validé, le designer n’a plus de visibilité sur les documents déclinés par les utilisateurs.
Il reste la possibilité de décrire des chartes d’utilisation contraignantes. Si celles-ci sont simples à appliquer par des équipes chargées de mettre en œuvre le branding (chargé de communication et marketing), la tache peut s’avérer bien plus ardue avec des utilisateurs dont ce n’est ni le travail ni la fonction.
Confronté à une utilisation trop contraignante, le rejet peut être palpable au sein des équipes. Il convient alors de trouver une forme de design malléable qui pénètre les documents de la structure sans provoquer de frictions d’usage. On touche ici l’une des conditions les plus délicates de l’appropriation du design dans l’entreprise. Certaines méthodes de mise en œuvre ne sont pas sans rappeler les démarches de design UX, orientées vers l’expérience utilisateur.

La mise en œuvre du design bureautique.

Quelques pistes pour une mise en œuvre du design en interne.

Les utilisateurs.

Si les décideurs se chargent de valider les principes de design, ce sont bien les collaborateurs à tous les échelons qui produisent des documents bureautiques. D’où l’importance d’imaginer un design fluide qui n’entrave pas le travail des équipes.
Dans les cas les plus simples, le design n’est pas manipulable et tend à le rester, mais des libertés consenties à l’utilisateur peuvent l’amener à modifier certaines parties telles les couleurs. Tous les points relatifs à l’usage des fichiers doivent être abordés sans détour lors de la phase de projet en présentant aux designers des exemples de production.

Le contexte informatique.

Évaluer le contexte d’utilisation et notamment les différents profils des postes utilisateurs fait partie des prérequis pour assurer un déploiement réussi du design au sein des documents bureautiques. Inutile de préciser que la présence d’un DSI(2) au fait du contexte « poste utilisateur » est recommandée à toute réunion avant une déclinaison du branding.

Des environnements de travail hétérogènes

Des échanges de fichiers entre utilisateurs peuvent facilement laisser apparaitre des déplacements de blocs entre versions de logiciels. La validation d’une mise en forme peut donc se montrer fastidieuse entre intervenants si ceux-ci ne travaillent pas dans des environnements informatiques homogènes. Des tests d’ouverture, d’enregistrement, de transfert doivent être assez tôt réalisés pour connaitre les limites techniques dans lesquels le design doit s’inscrire. L’intérêt d’utiliser des formats de fichier ouverts (3) prend ici tout son sens.

Préparer le déploiement du design.

La mise en place d’un groupe de power-user(4) se révèle intéressante à plus d’un titre. À même de tester les premiers fichiers, ils sont susceptibles de faire remonter les difficultées techniques rencontrer. Même si une multiplicité des configurations peut se présenter dans certains environnements de travail hétérogènes (logiciels, système), ce premier filtre permet d’évacuer la majorité des frictions que le design peut rencontrer dans les usages. Bien sûr, cette démarche ne doit pas occulter l’objectif initial au risque de se limiter à une portion congrue de la création.

L’accès aux ressources.

Faciliter le déploiement des modèles de documents dans toutes les sphères de l’entreprise passe par la conception de référentiels de bonnes pratiques. À la fois charte graphique, charte d’usage et guide technique, ce document a pour objectif d’orienter l’utilisateur vers le fichier adapté à son cas de figure, tout en lui indiquant les possibilités de modification du design. Un rappel des principes qui ont donné naissance à la création peut se trouver utile si celui-ci repose sur une démarche compréhensible pour l’utilisateur. Des astuces techniques destinées à résoudre les petits accidents logiciels de mise en page sont également vivement recommandées.

La checklist d’un déploiement de design dans les outils bureautiques :

  • Déterminer l’usage utilisateur.
  • Évaluer le contexte informatique.
  • Tester la constance visuelle des fichiers et de leurs rendus aplatis (PDF).
  • Préparer des modèles de documents et des thèmes basés sur le design.
  • Informer les équipes.
  • Diffuser un référentiel de bonne pratique et de mise en application du design.
  • Faciliter l’accès aux ressources initiales (modèles et thèmes).

Astuces techniques de mise en page pour les documents bureautiques.

Pour se différencier du texte, les formats de fichier sont notés en capitales.

Le design graphique avec Microsoft Word ou LibreOffice passe par une bonne connaissance des logiciels et de leurs limitations ! Prévues pour faciliter la création du contenu, les versions récentes de ces logiciels permettent de plus en plus d’intervenir précisément sur la forme, parfois à l’aide d’astuces peu visibles au premier abord.

Maîtriser la taille des images.

De par leur finalité, les documents d’entreprise sont amenés à être ouverts sur des machines de puissances diverses par différents utilisateurs. Les fichiers qui contiennent des modèles doivent donc être le plus légers possible pour faciliter la copie, la facilité de modification et l’affichage rapide lors des rétroprojections. Une attention toute particulière doit être portée aux images, premier facteur d’embonpoint.
Aux images intégrées au design du modèle, s’additionnent les images que l’utilisateur ajoute lors de la création du document. La taille des designs destinés au modèle doit être réduite au minimum. Les techniques de compression présentent des avantages certains en terme de réduction, mais altèrent significativement la qualité des visuels. Elles peuvent donc convenir jusqu’à un certain point, mais servent rarement les objectifs de qualité du design. Deux autres méthodes permettent simplement de réduire plus efficacement la taille des graphismes.

Exporter les logos en couleurs indexées.

Les design réalisés avec un nombre restreint de couleurs peuvent être enregistrés en images PNG indexées. C’est particulièrement vrai pour les présentations (Impress ou PowerPoint) où l’utilisation principale relève de l’affichage-écran et non de l’impression. L’identité des entreprises étant rarement composée d’une multitude de teintes, restreindre le nombre de couleurs de la palette pose à priori peu de soucis. Les pictogrammes et les designs simples se prêtent généralement bien à l’opération. Bien que le changer de mode de couleur modifie les teintes(5), la transformation reste mineure en comparaison de conditions de projection, qui sont loin d’être toujours optimales.
Ainsi, une forme de design en 3 couleurs peut facilement se limiter à une dizaine de ko, voir descendre en dessous de 5 ko.

Export d’un visuel en 8 couleurs

Adapter la taille des photos à l’utilisation finale.

Les utilisateurs sont susceptibles d’ajouter des visuels à leurs productions, la prudence impose d’importer des graphismes dont le poids est limité. Les design contenus dans les documents bureautiques n’ont pas besoin de dépasser 120 dpi à la taille réelle d’affichage, cette définition est largement suffisante dans des conditions normales de projection.

Adapter la compression.

Les documents bureautiques sont destinés à être imprimés avec des imprimantes de bureaux ou projetés sur des écrans. Inutile de conserver une qualité d’affichage que les utilisateurs ne peuvent percevoir et que les imprimantes ne peuvent sublimer. Compresser les éléments de design graphique en JPG en surveillant le rendu visuel. Ne soyez pas trop gourmand, une image floue ou pixelisée n’avantage pas la présentation, à vous de trouver l’équilibre entre qualité et usage.

La typographie dans les outils bureautiques.

Les polices par défaut.

Étant tributaire des polices utilisées sur une variété de postes informatiques, exploiter la présence d’une police implantée par défaut sur le système permet de s’affranchir de leur installation individuelle sur chaque ordinateur. Que ce soit sur un poste Windows, Mac ou GNU-Linux, les logiciels de traitement de texte remplacent automatiquement les polices par celle du système hôte lorsque celles-ci sont absentes.


Thèmes de polices.

Dans Microsoft Word, les thèmes de polices définissent les polices utilisées dans le document. Si un grand nombre de personnes utilise la même base de fichier, le choix d’un thème de police permet d’indiquer clairement aux utilisateurs les choix polices à effectuer.

Créer votre thème de police en modifiant le thème XML.

De la même façon que vous pouvez créer un thème de couleur, vous pouvez créer un modèle de police en créant un fichier XML spécifique dans le dossier thème de l’utilisateur. Localiser un des fichiers d’enregistrement des thèmes sur votre poste. Dupliquez le fichier, modifiez-le avec la police choisie et placez-le dans les dossiers « theme Fonts » à côté de votre thème utilisateur. Au prochain redémarrage de Word, votre thème de police personnalisé est sélectionnable dans le menu :

création > police

Créer un thème de police dans Microsoft Office

User des feuilles de styles.

Les feuilles de styles permettent de conserver en mémoire la mise en forme de la typographie attribuée à certaines parties de votre texte et de l’appliquer automatiquement à d’autres endroits. La mise en page peut ainsi être rapidement réalisée indépendamment du design.
Au-delà de la mise en forme, les styles permettent aussi de générer du contenu, tels le sommaire, les annexes ou encore une table des illustrations. Dès qu’un document fait de plus de 3 pages, la création de feuilles de styles devient une nécessité !
Microsoft Word embarque par défaut plus de quarante styles de texte, sans compter ceux dévolus aux tableaux. Leur nombre peut être réduit en supprimant les styles contenus dans le fichier « Normal.DOTM. »
Privilégier la modification de style existant plutôt que la création vous permet d’en limiter leur profusion. Travailler avec trente styles se révèle un casse-tête pour les utilisateurs.
Sous LibreOffice, le fonctionnement est pratiquement similaire. Vous pouvez ajouter un style depuis un modèle existant. Supprimer la liste de styles existants est impossible hormis ceux provenant des « modèles ». Vous pouvez les supprimer (après sauvegarde) en retrouvant le dossier :

LibreOffice > content > ressources > template > common

N’affichez dans la palette “style” que ceux utilisés au risque de devoir chercher une aiguille dans une botte de foin !

La couleur.

Importer les couleurs de l’entreprise.

Adapter les couleurs de l’entreprise aux documents bureautiques permet de rapatrier immédiatement une partie du design. C’est donc un passage obligé de la personnalisation. Les teintes dans les documents bureautiques sont la plupart du temps affichées en nombre et adaptées aux usages les plus divers, provoquant une certaine « cacophonie » dans les palettes par défaut.
La préparation d’une palette spécifique au design de l’entreprise canalise les choix de l’utilisateur tout en donnant à l’ensemble des documents produits une cohérence d’ensemble.

Créer une palette de couleur LibreOffice spécifique à votre entreprise.

LibreOffice vous permet de créer des palettes complètes en créant ou en adaptant un fichier de couleur depuis les préférences. Deux options s’offrent à vous : soit manuellement en modifiant une gamme existante et en l’enregistrant sous un autre nom, soit en modifiant directement le fichier XML de la gamme.
Si vous avez déjà les couleurs de votre charte sous la main, cette option légèrement plus « technique » permet de créer votre gamme plus rapidement.

Récupérez un fichier de gamme quelconque :

LibreOffice > Préférences > Couleurs > Enregistrer la liste des couleurs au format «soc » sur votre bureau

Ouvrer le fichier avec votre éditeur favori (de code, pas de texte !) et adapter votre gamme à votre goût en remplaçant les couleurs hexadécimales (#000000).

Exemple d’une gamme de 2 teintes, noire et blanche en XML.

Modifier le fichier SOC (XML) avec un éditeur.

Réimporter votre fichier en passant par le même menu, sans oublier de changer de nom pour retrouver votre gamme (si votre éditeur ne peut ouvrir votre fichier .SOC, renommer le en « .XML »). Une fois votre gamme importée dans LibreOffice, réenregistrez-la dans le dossier des gammes de couleurs proposées à l’enregistrement. Après redémarrage de LibreOffice, votre gamme apparait dans les panels de couleurs.

Créer une gamme de couleurs LibreOffice depuis les préférences

Les thèmes couleur Microsoft Word.

Tout comme LibreOffice, vous pouvez créer une gamme depuis l’existant en la modifiant, ou modifier le fichier XML du thème couleur.
Lors de la création d’un assortiment de couleurs, les quatre premières teintes de la palette Word s’utilisent en automatique, celles-ci doivent donc avoir des contrastes opposés. Word étant limité en nombre de couleurs affichables dans le modèle, vous pouvez créer plusieurs gammes de noms différents qui deviennent disponibles dans le sélecteur.
Identifier le lieu où se trouve le fichier XML du thème couleur reste la difficulté principale ! Celui-ci change parfois en fonction de la version de Microsoft Word. Localisez le sur votre poste en recherchant les fichiers « .THMX ».


Créer une gamme de couleurs Microsoft Office depuis le fichier XML du thème

Trouvez le fichier XML d’un thème existant, dupliquez-le sur votre bureau, ouvrez-le dans votre éditeur favori (un IDE et non un traitement de texte) et adaptez-le à vos valeurs. Vous pouvez créer alors autant de fichiers de modèles de couleurs à placer dans le dossier « theme Colors ».

Sélectionner votre thème de couleur dans Microsoft Office

Les blocs.

Par défaut, tout nouveau texte s’inscrit dans la continuité et est donc susceptible de bouger au premier changement. Dans l’optique de conserver un design fixe, il peut être utile d’empêcher des blocs de bouger.
Faire un clic droit sur le bloc concerné > menu contextuel > Renvoi à la ligne automatique > Fixer la position sur la page, choisissez « devant ou derrière le texte ».

Utiliser les fonctions de dessin vectoriel.

Utiliser les formes incorporées au format vectoriel permet d’importer les design sous une forme moins gourmande en taille que les visuels matriciels, tout en permettant une manipulation aisée dans les traitements de texte.

Dans Microsoft Word 2016.

Pour créer une forme vectorielle dans Word, commencez par insérer une forme piochée dans la bibliothèque de formes, puis modifiez-le :

Insérer une forme > menu contextuel (clic droit) sur la forme > modifier le point > sélectionner le point > supprimer le point

Vous pouvez rajouter un point sur une forme, en cliquant sur la ligne d’une forme existante. Sélectionner votre forme en vous plaçant sur un filet ou un bord :

> menu contextuel (clic droit) > ajouter un point

Dans LibreOffice 5.

La suite logicielle LibreOffice exploite le format vectoriel au travers du format de fichier SVG et ouvre ce format standard avec le logiciel « Dessin », avec lequel vous pouvez manipuler facilement votre visuel.

ouvrir > votre fichier SVG

Modifier un fichier vectoriel avec LibreOffice Dessin 

Vous pouvez ensuite le copier simplement dans votre document texte. Vous pouvez aussi importer du SVG comme une image, mais sans pouvoir retoucher sa forme :

menu > insertion > image.

Notes

  • (1) PAO : Publication assistée par ordinateur. Les logiciels de PAO les plus connus sont Adobe Indesign, PageMaker, QuarqXpress, Scribus.
  • (2) DSI : Directeur des Sytèmes Informatiques : cadre de l’entreprise responsable de l’installation informatique d’une organisation.
  • (3) Formats ouverts : format de données interopérables dont les caractéristiques techniques sont publiques, sans restriction d’accès ni de mise en œuvre. En savoir plus.
  • (4) Power user (GB) : utilisateur d’ordinateur possédant des compétences logicielles beaucoup plus avancées que la moyenne des utilisateurs.
  • (5) L’export en PNG-8 permet de limiter l’image à un nombre de couleurs restreint.

À propos d'Antoine Bardelli

Designer et graphiste à Montpellier, j'ai arpenté pendant plus d'une quinzaine d'années les agences de communication et les agences web comme directeur artistique, designer, ou encore chef de studio graphique. Ces articles illustrent mon point de vue et ma pratique personnelle du métier.